Jak vystavit fakturu na Macu
První fakturu ve Fakturiu připravíte v pěti krocích: nastavíte svou firmu, přidáte klienta, vyplníte doklad a položky a uložíte PDF. Tento návod popisuje ovládání aplikace pro macOS a hodí se pro OSVČ i malé firmy.
Ještě aplikaci nemáte? Stáhněte si DEMO verzi zdarma. Pokud potřebujete pomoc s prvním spuštěním, najdete ji v návodu k instalaci.
1. Nastavte údaje své firmy
V levém menu otevřete sekci Firmy a založte svou firmu. Doplňte název, IČ, adresu a případně DIČ. Zadejte také bankovní účet, na který mají klienti platit. Uložené údaje se použijí jako údaje vystavitele, takže je nemusíte opisovat na každou fakturu.
Před první fakturou zkontrolujte název firmy a číslo bankovního účtu. Oprava v nastavení vám ušetří ruční změny dalších dokladů.
2. Přidejte klienta do adresáře
V sekci Klienti vytvořte odběratele. Vyplňte jeho jméno nebo název firmy, adresu a identifikační údaje. Při vystavování faktury ho potom vyberete ze seznamu. Stejného klienta můžete použít i pro další zakázky.
Fakturujete opakovaně stejnému odběrateli? Nejprve ho vyhledejte v adresáři, abyste nevytvářeli zbytečné duplicity.
3. Vytvořte novou vydanou fakturu
Otevřete Faktury vydané a zvolte Nová faktura. Vyberte klienta, zkontrolujte číslo dokladu a doplňte datum vystavení, splatnost a další údaje podle svého režimu fakturace. Nastavit můžete také způsob platby a variabilní symbol.
Splatnost pomáhá sledovat, které faktury ještě čekají na úhradu. Variabilní symbol usnadňuje přiřazení platby ke konkrétnímu dokladu.
4. Přidejte služby nebo produkty
Zadejte název každé položky, množství, jednotku a cenu. DPH nastavte podle konkrétního plnění a nastavení své firmy. Aplikace průběžně přepočítá součet. Před uložením zkontrolujte popisy položek, ceny, odběratele i platební údaje a klikněte na Uložit fakturu.
Popis položky napište tak, aby klient poznal, za jakou práci nebo produkt platí. Například konkrétní název zakázky je srozumitelnější než samotné slovo služby.
5. Exportujte fakturu do PDF
V seznamu otevřete detail uložené faktury a klikněte na Generovat PDF. Vyberte složku a název souboru, poté potvrďte uložení. Výsledné PDF můžete prohlédnout, vytisknout nebo předat klientovi. Vytvoření a export faktury fungují i bez připojení k internetu.
Před odesláním otevřete hotové PDF a zkontrolujte, že odpovídá domluvené zakázce. Kopii si ponechte ve svých podkladech.
Co po vystavení faktury?
PDF odešlete klientovi a v přehledu plateb sledujte úhradu. Fakturio umožňuje připravit e-mail s fakturou v příloze ve vašem e-mailovém klientu; samotnou zprávu odešlete vy. Pro odeslání e-mailu už potřebujete připojení k internetu.
Data pravidelně zálohujte. Pokud střídáte více Maců, můžete využít volitelnou synchronizaci přes vlastní úložiště. Podrobnosti o uložení dat najdete na stránce ochrana soukromí.